آداب فرستادن پیام صوتی در تلگرام یا واتساپ چیست؟ چه زمان وویس بفرستیم؟

چند سالی است که تلگرام و بعد واتس‌اپ و بقیه اپ ها امکان ضبط و فرستادن پیام صوتی رو اضافه کردند. طبعا مردم از این ویژگی استقبال کردند چون از شر تایپ کردن خلاص شدند. اما وویس فرستادن برای هر کس و هر موقعیتی مناسب نیست و می تواند باعث عصبانیت مخاطب شود. چرا و چطور؟

یادآوری: اینها تجربیات شخصی من هستند و آیه قرآن نیستند.

قانون اصلی در فرستادن وویس

برای افراد غریبه که از آنها درخواستی دارید و افراد بالاتر از خودتان از لحاظ کاری، یا افرادی که شما را از نزدیک نمی شناسند همین طوری و بی مقدمه وویس نفرستید.

چرا؟

‏چون از ظاهر وویس کوچکترین اطلاعات یا اشاره‌ای به موضوعش نمی توان استخراج کرد. معنی چنین کاری این است که شما او رو ملزم می‌کنید وقتش را در اختیار شما بگذارد. انگار وقت شما مهمتر است و او وظیفه دارد بنشیند و گوش کند شما چه فرستاده اید. خیلی اوقات او چنین وظیفه‌ای ندارد. تایپ کنید تا او بتواند با یک نگاه تصمیم بگیرد که جواب بدهد یا خیر.

اما وویس که راحتتره؟

اشتباه نکنید، پیام صوتی برای شماست که راحتتر است نه برای گیرنده. وقتی شما مثلا به استادتان یا یک فرد پرمخاطب در شبکه های اجتماعی چهار یا پنج دقیقه وویس می فرستید گیرنده با یک جعبه دربسته مواجه می شود که هیچ تصوری از محتوای آن ندارد. حتی نمی داند آهنگ هایده یا شجریان فرستاده اید یا در آن حرف زده اید. نمی داند حرف مهمی دارید یا درد و دل کرده اید. بنابراین به دلیل نداشتن این اطلاعات نمی تواند برای این پیام برنامه ریزی کند. مثلا این که در وقت آزادش گوش بدهد یا فوری باید جواب بدهد. این یعنی شانس جواب گرفتن برای شما هم کم خواهد شد.

عدم تقارن تلاش و زمان (Asymmetry of Effort)

در اخلاق و روان‌شناسی ارتباطات به این مسئله «عدم تقارن تلاش و زمان» می‌گویند. فرستادن یک وویس سه دقیقه‌ای برای فرستنده بسیار راحت است و شاید ۳۰ ثانیه وقت او را برای تایپ کردن صرفه‌جویی کند؛ اما همان وویس، ۲ تا ۳ دقیقه زمان و تمرکز گیرنده را می‌گیرد (چون باید محیط ساکت پیدا کند، هندزفری بزند، گوش کند و نکته‌برداری کند). یعنی فرستنده بار ذهنی و پردازشی (Cognitive Load) را از دوش خودش برمی‌دارد و یک‌جا روی دوش گیرنده می‌اندازد. در مکاتبات محترمانه و حرفه‌ای، این کار ناخودآگاه این پیام ناخوشایند را منتقل می‌کند: «وقت من از وقت تو باارزش‌تر است!»

اجازه بگیرید

یک گزینه این است که تایپ کنید قضیه از چه قرار است و بعد اجازه بگیرید که آیا می توانم مفصل در وویس یا متن توضیح بدهم یا خیر.

(اگر در ایران هستید برای دیدن توییت های کاربران باید وی پی ان را روشن کنید) ماری این نوشته را تایید کرد و تجربه اش را نوشت:

من همیشه اجازه میگیرم وویس میدم, میپرسم یا حداقل اگر کارم واجب باش اولش عذرخوای میکنم! واقعا تنبلی میکنن و تایپ نمیکنن ادم اذیت میشه

— Mary (@maaary1989) November 16, 2020

حتی اگر متن هم می‌فرستید کوتاه و خلاصه باشد

بگویید موضوع از چه قرار است

اگر وویس می فرستید حتما در کنارش خلاصه و مفید تایپ کنید که موضوع این وویس چیست و چرا باید فرد گوش بدهد و چقدر برای پاسخ زمان دارد. وویس گوش دادن برای کسی که سر کار یا در کلاس است یا در خیابان و … کاملا یک دردسر است. پس احتمال دریافت جواب برای شما کمتر می شود.

به عبارت دیگر با وویس دادن اغلب نه به مخاطب لطف می کنید نه به خودتان.

قانون خلاصه تلگرافی همراه با وویس: اگر در شرایطی هستید که واقعاً چاره‌ای جز فرستادن پیام صوتی ندارید (مثلاً پشت فرمان هستید یا دستتان بند است)، حتماً یک خط متن کوتاه به عنوان خلاصه تلگرافی در کنار وویس بفرستید:

«سلام علی جان، پشت فرمونم. این وویس ۴۰ ثانیه‌ای در مورد هماهنگی ساعت جلسه فرداست.»

با همین یک خط متن ساده، به مخاطب نشان می‌دهید که برای وقت و شرایط او احترام قائلید و به او امکان می‌دهید تصمیم بگیرد چه زمانی مناسب شنیدن آن پیام است.

‏پس کی وویس بدهیم؟

وقتی که فرد را می شناسید و روابط تعریف شده ای با او دارید. مثلا با همکارتان که با هم هماهنگ هستید. البته باز هم بهتر است برای احترام بپرسید که با کدام راحت تر است. شاید او واقعا از وویس گرفتن کلافه شود. از لحاظ کاری هم به یاد داشته باشید که نمی توان در محتوای پیام های صوتی فارسی جستجو کرد و شاید بعدا وقتی دنبال یک پیام خاص می گردید به مشکل جدی بر بخورید.

وویس: طولانی و غیر منسجم

پیام های صوتی که ما می فرستیم مثل گوینده های اخبار از روی متن خوانده نمی شوند. موقع ضبط پیام تنها به موضوع فکر می کنیم و دکمه ضبط را نگه می داریم. اما تازه می بینیم هنوز جمله بندی ها در ذهنمان شکل نگرفته اند. این طبیعت ذهن ما است. در نتیجه اغلب پیام های صوتی پر از مکث، مِن مِن، هممم، آآآآآ،… و جملات تکراری است که نشان می دهد تازه داریم موقع ضبط در مورد پیام فکر می کنیم. آن چند جمله را تایپ کنیم. اینطور هر چقدر لازم باشد می توانیم مکث کنیم و جملاتمان را اصلاح کنیم. خواندنش بسیار راحت تر است. (ما به طور متوسط می توانیم در دقیقه حدود ۲۰۰ کلمه بخوانیم.)

یکبار خودمان گوش کنیم

اگر واقعا لازم است پیام صوتی بدهیم حداقل یک بار از قبل آن را در ذهن مرور کنیم تا شنونده معطل فکر کردن ما نشود.

بعد از ضبط هم یک روش خوب این است که قبل از ارسال یک دور خودمان آن را گوش کنیم. آیا پیام واضح و قابل فهم است؟‌ آیا حوصله مان سر می رود و می خواهیم آن را جلو بزنیم؟ به شنونده هم فکر کنیم.

برو سر اصل مطلب

شنونده باید چقدر احوالپرسی، حاشیه و یا قصه بشنود تا به نکته اصلی پیام برسد؟ در دنیای پرشتاب امروز و بمباران مداوم نوتیفیکیشن‌ها، تمرکز همه ما شکننده‌تر از همیشه است. پس سر اصل مطلب بروید و فرض کنید که مخاطب شاید پشت فرمان، وسط یک جلسه فشرده کاری، یا خسته از کارهای روزمره است و فرصت تفکیک حواشی از اصل ماجرا را ندارد!

مخاطب منشی ما نیست

چند پیام و درخواست مختلف در وویس ها مطرح شده؟ پاسخ به آنها چقدر طول می کشد؟ آیا شنونده باید برای شنیدن سخنرانی پنج یا ده دقیقه ای ما قلم و کاغذ بیاورد؟ اگر در آسانسور، پشت فرمان، در حال پیاده روی، توی جلسه، … باشد چطور؟ اینطوری ممکن است نکات مهم پیام ما را فراموش کند!

حریم خصوصی فرستنده و گیرنده

موقع ارسال پیام چه کسانی اطراف ما هستند؟ آیا شنونده دوست دارد این پیام را بلند بلند جلوی آنها برایش بفرستید؟ مخاطب در چه محیطی پیام شما را گوش می دهد؟ اگر در مهمانی یا در محل کار باشد و پیام شما را روی بلندگو پخش کند چطور؟ اگر هدفون همراهش نباشد یا جایی باشه که نتواند پیام صوتی گوش کند چه؟

دردسرهای پیام صوتی و سر و صدا

موقع ضبط پیام آیا صدای موتورها و بوق ماشین ها شنیده می شود؟ آیا در ایستگاه مترو یا مشغول راه رفتن هستید؟ آیا شنونده مجبور است سر و صدای محیط یا نفس نفس زدن های ما را تحمل کند؟ شنونده کجاست؟ اگر هدفون همراهش نباشد یا سر جلسه باشد چه؟ در این صورت پیام ما نادیده گرفته خواهد شد. اما ما نمی خواستیم پیاممان نادیده گرفته شود…

اگر گوش نکرد چه؟

اغلب اوقات مخاطب در مقام پاسخگو حق انتخاب دارد که پیام ما را نادیده بگیرد یا به تعویق بیندازد. اولویت اصلی با گیرنده است چون اوست که باید پیام را بفهمد و با صرف زمان و فسفر سوزاندن پاسخ ما را بدهد. پس به او احترام بگذاریم و تایپ کنیم.

با در نظر گرفتن همه این اوصاف، از خودمان بپرسیم که آیا واجب است برای یک درخواست کاری یا سوال کوتاه پیام صوتی ارسال کنیم؟

مزیت پیام صوتی کجاست؟

وقتی می خواهید به فردی که با شما پیوند نزدیک دارد احساس خود را منتقل کنید ارسال پیام صوتی یا تصویری گزینه خوبی است.‏
شاید تبریک به یک دوست، فامیل یا تسلیت به عزیزان یا احوالپرسی از آنها. اینجا احساس شما مهمتر از کلماتی است که می گویید پس این فرصت را از دست ندهید. اما این اصل کلی را فراموش نکنید: مردم این روزها سر جای خود بند نمی شوند و اغلب حوصله شنیدن نیم ساعت وویس ندارند. پس کوتاهش کنید! حتی اگر لازم است یک بار آزمایشی ضبط کنید و ببینید خوب شد یا نه.

فناوری‌های جدید چقدر این مشکل را حل کرده‌اند؟

از زمان شکل‌گیری این دغدغه‌ها، اپلیکیشن‌های پیام‌رسان قابلیت‌های متعددی را برای پیام‌های صوتی اضافه کرده‌اند، اما جالب است که هیچ‌کدام نتوانسته‌اند جایگزین ادب و ملاحظه انسانی شوند:

• تبدیل خودکار صوت به متن (Speech-to-Text): تلگرام با ویژگی تبدیل وویس در اکانت پریمیوم، و نسخه‌های جدید واتس‌اپ و iOS با ابزارهای هوش مصنوعی تلاش کرده‌اند صدا را به متن تبدیل کنند. اما این قابلیت‌ها هنوز در زبان فارسی با چالش‌های بزرگی مثل درک لهجه‌ها، عبارات عامیانه و اسامی خاص مواجه‌اند. مهم‌تر از همه، متنی که حاصل یک صحبت شفاهی پر از مکث و من‌من باشد فاقد پاراگراف‌بندی و نشانه‌گذاری است و خواندنش حتی از گوش دادن به آن وقت‌گیرتر می‌شود!
• افزایش سرعت پخش (1.5x و 2x): گوش دادن با سرعت دوبرابر ابزار دست‌گرمی خوبی است، اما یک مُسکن موقت است نه راه‌حل اساسی. اطلاعات حیاتی مانند شماره حساب، شماره تماس، آدرس پستی یا صورت‌جلسات کاری را همچنان نمی‌توان در میان یک وویس سریع سرچ کرد یا کپی نمود.
• پیام‌های ویدیویی دایره‌ای (Video Notes): این پیام‌ها نه تنها تمام معایب وویس را دارند، بلکه نگاه و تمرکز چشمی مخاطب را هم گروگان می‌گیرند! ارسال ویدیو مسیج بدون هماهنگی قبلی مخاطب را بیش از پیش معذب می‌کند، چرا که باز کردن آن در محیط کار، تاکسی یا جمع نیازمند خلوت و شرایط خاص است.

راهنمای سریع: چه زمانی وویس بفرستیم و چه زمانی نه؟

برای مرور سریع، می‌توانید از این جدول راهنما برای تصمیم‌گیری در مکالمات روزمره استفاده کنید:

نتیجه گیری

در کل اگر از کسی درخواستی دارید و هر وقت شک دارید پیام متنی را به جای صوت انتخاب کنید. مگر اینکه خود فرد دریافت صوت را ترجیح بدهد. اغلب پیش می آید که فردی سرش شلوغ است و با خواندن پیام شما به صورت صوتی پاسخ می دهد که عجیب نیست. اما بهتر است شروع کننده پیامش را روشن و واضح بنویسد. سرعت مرور متن توسط چشم های ما بسیار سریعتر از باقی روشها عمل می کند.

پس کمی به خودمان زحمت بدهیم و زحمت دیگران را کم کنیم.

پست اینستاگرامی این مطلب بیش از 100 هزار بار دیده شده است.

View this post on Instagram

A post shared by Ali Noorani (@alirecommends)

نکته اضافه:‌ تماس تصویری بدون اجازه!

یکی از شکایت های دیگر مخاطبان هم تماس های تصویری گاه و بیگاه است. این مورد بیشتر در مورد افراد نزدیک و دوست و آشنایان اتفاق می افتد. مخاطب شاید در وضعیت نامناسبی باشد یا در آن موقع تمایلی به تماس تصویری با ما نداشته باشد. پس ادب حکم می کند حتی قبل از تماس تصویری با دوستان و آشنایان از آنها بپرسیم که آیا امکان برقراری تماس دارند یا خیر.

این همه قاعده و قانون برای چیه؟

عده‌ای در پاسخم می‌گویند که بیخیال یا به عبارتی هیچ آدابی و ترتیبی مجوی. ما آداب غذا خوردن، آداب صحبت با رییس و همکار، آداب نشستن سر کلاس درس، آداب اجتماعی گفتگو در مهمانی و مراسم، آداب رانندگی در خیابان، …. را می دانیم. چه کسی اینها را نوشته است؟ جز این نیست که افرادی مثل خود ما نشستند و فکر کردند که چطور می توانیم این موقعیت ها را می توان به نفع همه استفاده کرد.

من معتقدم از هر فناوری باید به بهترین شکل استفاده کرد. در مورد پیام صوتی حافظ یا فردوسی یا احادیث اسلام نکته ای ندارند. پس باید خودمان بلند بلند فکر کنیم و درباره آنها فکر کنیم تا چهارچوب های اخلاقی کلی آن تعیین شود. آیا این چارچوب ها وحی منزل و غیرقابل شکستن هستند؟ قطعا خیر. اینها فقط نکات کلی و عمومی هستند.

رعایت ادب و احترام طرف مقابل فقط برای عده خاصی از مردم نیست. ادب احترام در همه روابط واجب است. احترام پایه هر گفتگوی منطقی و عقلانی را شکل می دهد. یعنی تا وقتی دو طرف احترام یکدیگر را حفظ نکنند هیچ گفتگوی سازنده ای بین آنها شکل نمی گیرد.

اگر می خواهید پیامی را منتقل کنید و با فردی ارتباط برقرار کنید پس ناچار هستید ادب و احترام او را هم رعایت کنید. احتمالا خودتان هم چنین انتظاری را از دیگران دارید، که رعایت حال شما را کنند.

نسبت به فرهنگ سازی برای ابزارهای دیجیتال حساس باشیم.

این نوشته با الهام از رشته متنی بود که اخیرا در توییتر نوشتم و با واکنش فوق العاده زیاد مخاطبان مواجه شد که تقریبا اکثر آنها این نکات را تایید می کردند. می توانید پاسخ هایشان و نظراتشان را اینجا بخوانید.

آپدیت: در آبان ۱۴۰۰ دوست خوبم صدرا محقق پیشنهاد بازگشت به این مطلب را داد و دوباره با کمک او این مطلب را به روزرسانی و در صفحه پنشتا منتشر کردیم.

‌‌صدرا محقق در توضیح این مطلب نوشت:

فرستادن پیام صوتی راحت‌تر از نوشتن است، گاهی نیز منظور ما را بهتر می‌رساند. اما وُیس دادن یا همان پیام صوتی گذاشتن برای افرادی که با آنها صمیمی نیستیم قواعدی دارد که بهتر است آنها را بدانیم و رعایت‌شان کنیم.

ما با بررسی چند مقاله منتشر شده در رسانه‌های جهانی و همین‌طور کمک گرفتن از تجربیات و نظرات افراد مختلف، این پست پنشتا را به ۵ نکته مهم درباره آداب وُیس دادن اختصاص داده‌ایم.

اگر به‌نظرتان این محتوا مفید و کاربردی است ممنون می‌شویم آن را استوری کنید و برای دیگران هم بفرستید. ‌‌

این سوژه را چند وقت پیش علی نورانی خبرنگار ایرانی‌ ساکن ژاپن به شکلی خلاصه‌تر در اینستاگرامش منتشر کرده بود. من از او خواستم برای پرداختن کامل‌تر به موضوع و انتشار در «پنشتا» به ما کمک کند. از علی برای کمک به آماده‌سازی متن این محتوا ممنونم. @alirecommends

کپشن معرفی مطلب آداب فرستادن پیام صوتی که در اینستاگرام پنشتا منتشر شد.

اگر با مطالب این نوشته موافقید آن را به دیگران بفرستید.

نظرات کاربران توییتر درباره آداب وویس فرستادن

یک نفر از عمق تاریکی شب! نوشت که پیام صوتی را هر جا نمی توان گوش کرد اما پیام صوتی را به راحتی می شود:

اره ادم جاییه نمیتونه ویس گوش بده طرفم کارش واجبه پیام متنی رو ادم جواب میده راحت هم میخونه

— یک نفر از عمق تاریکی شب 🌑🌔 (@1darkperson) November 18, 2020

سیروس عامریان، محقق روابط خارجی نوشت که عده ای از «پنهان بودن» پیام وویس سوء استفاده می کنند.

یه بنده خدایی رو می شناسم هروقت می خواهد لایی بکشه و پاش گیر نباشه، وویس می فرسته جای متن نوشتن و یا ایمیل زدن، بعد چند روز هم پاک می کنه

— 30rus Am erian (@30rusAm) November 17, 2020

شاهین نوشت که وقتی همه در گفتگو به وویس رو می آورند او احساس می کند از سر اجبار در این گفتگو هستند و دیگر صمیمت معمول را ندارد،‌شاید به این دلیل که پیام های صوتی فاقد هر گونه «تصویر معنادار» هستند.

کاربر دیگری به نام خانم هولمز به این نکته اشاره کرد که وویس ها اغلب بسیار طولانی هستند و به صورت پراکنده به مطالب مختلف اشاره می کنند که به خاطر سپردن آنها و جواب دادن به آن بسیار سخت و زمانبر است.

آخ اره
یا لااقل اولین پیام رو ویس نفرستید!تیکه تیکه هم نمیکنن مقدمه هم نمیگم همون اول یهویی یک ویس طولانی میفرستن صد تا مطلب رو هم مطرح میکنم باید یادت بمونه از اول تا اخرش رو

— خانوم هولمز (@A_Miss_holmes) November 16, 2020

احسان راه حل خوبی پیشنهاد کرد که اگر بتوانید از آن استفاده کنید صوت را به با کیبورد گوگل (GBoard) متن تبدیل می کند.

این کاربر از توییت من عصبانی شد و فقط به قسمت لفظ «مافوق» توجه کرد. البته که منظور من خیلی فراتر از «ارباب» ها بود.

برای مافوق "وویس" نفرستید چون اربابه.
برای غریبه هم "وویس" نفرستید چون زشته.
ولی دهن زیردست رو سرویس کنید، "وویس" بدید، زر مفت بزنید، خرکاری بکشید ازش، سین کنید جواب ندید، سین نکنید، خلاصه فقط با مافوق و غریبه مودب باشید و دهن زیردست رو سرویس کنید!

— siavash (@shater_ramazan) November 16, 2020

همان طور که گفتم عده ای به لفظ «مافوق» در این توییت واکنش نشان دادند که سعی کردم اینجا دقیقتر بنویسم چون در توییتر امکان ویرایش نیست. رعایت احترام مختص مافوق ها نیست و همه به آن ملزم هستند.

آقا هرچقدرم که حرفات درسته این مافوق رو بد اومدی.
ولی فهمیدیم چی میگی نگران پیام اصلی توئیتت نباش. :)

— ماهیِ گریز (@MohammadMirlohi) November 17, 2020

این کاربر هم در کنار پیام های صوتی اعصاب خرد کن به فینگلیش یا نوشتن فارسی با الفبای انگلیسی اشاره کرد.

استاد دمت گرم حرف دل منو زدی فقط کاش راجع به فینگلیش تایپ کردن هم مینوشتی که چت رو تباه می‌کنه.
لامصب
، آخه یه زمانی کیبورد فارسی نبود یه چیزی الآن چیه فارسی رو با حروف لاتین تایپ می‌کنی؟

— Leohopkinz🍁 (@Leohopkinz1) November 17, 2020

ریچل هم به درستی اشاره کرد که باید قبل از پیام تصویری اجازه بگیرید و به او آمادگی بدهید!

در آخر، تجربه خود شما در ارسال و گرفتن وویس چیست؟ در شبکه های اجتماعی بنویسید و من را منشن کنید

پانوشت: کدام املا درست است؟ ویس یا وویس؟ حک یا هک؟

می دانم که راحت تر هستیم این کلمه را به صورت ویس بنویسیم. ولی در فارسی اسمی به نام ویس (از قصه ویس و رامین) داریم و شاید بهتر است برای اشتباه نشدن با آن اسم این کلمه را وویس بنویسیم. همان طور که برای نفوذ و حمله کامپیوتری hack را به صورت هک می نویسیم تا با واژه «حک کردن» و کنده کاری اشتباه گرفته نشود.

یعنی بهتر است از یک جایگاه خالی در گنجینه زبان برای hack استفاده کنیم تا این که آن را به صورت بنویسیم که قبلا کلمه دیگری با آن املا وجود دارد (حک).

البته عده ای می گویند که خب روی واو در وویس -ُ می گذاریم و کوتاهتر می نویسیم. ولی نشانه گذاری و اعراب واقعا یک دردسر است و اکثر آدمها در نهایت آن را فاکتور می گیرند. حتی بسیاری در کامپیوتر اصلا بلد نیستند چطور اعراب گذاری کنند. به همین علت بهتر است که تلفظ را تا حد ممکن درون املای اسامی خارجی جا بدهیم و چشم امید به اعراب گذاری نبندیم. یعنی آنها را به صورتی بنویسیم که بدون اعراب هم درست خوانده شوند.

بنابراین به نظرم املای «وویس» از ویس (که veys هم خوانده می شود) بهتر است. و املای «هک کردن» کامپیوتری بر حک که یک کلمه کاملا متفاوت است ترجیح دارد.